Koppeling inklaarder

[Een ex-gebruiker]

Data koppeling tbv aanvragen van Douane aangifte en verwerken van een verwerkte TTW/UTB. Om het aanvragen van een inklaring en de administratieve verwerking van de daaruit voortkomende documenten te kunnen automatiseren. Voor The Freight Hero is het vooral van belang de documenten digitaal retour te ontvangen, om zo het proces zoveel mogelijk te automatiseren. Het aanvragen bij inklaarder gebeurt nu al via automatisch ingevulde mail-templates. Deze kunnen ook in JSON formaat verstuurd worden. Het is in eerste instantie aan inklaarder om te beoordelen of zij ook de aanvraag willen digitaliseren.

Aanvragen

Het aanvragen van een inklaring gaat in twee stappen;

• Pro forma inklaring
  Circa een week voor geplande aankomst van de zending wordt een Pro forma Inklaring gestuurd. Hierbij wordt de bedrijfsinformatie en HS-codes, Invoice/Packing list/BoL en de kosten van vaart/transport van de verzending verstuurd.
• Aanvraag inklaring
  Na ontvangst van de Conform Melding/Release wordt de daadwerkelijke inklaring aangevraagd. Hierbij wordt de conform melding meegestuurd en de locatie van de goederen vermeldt.

Verwerking

Na verwerking van de (Pro forma) aangifte wordt door inklaarder het volgende teruggekoppeld;

• De Toestemming Tot Wegvoering.
• De Uitnodiging Tot Betaling
• (Factuur inklaarder voor diensten)

Deze documenten moeten in printbaar formaat geleverd worden, maar de data waarop de documenten gebaseerd zijn moet ook machine leesbaar geleverd worden.
De factuur van inklaarder wordt op een later moment gestuurd. Als het mogelijk is, krijgen we daar ook graag een digitale versie van, zodat ook onze inkoopfacturen automatisch gematcht en goedgekeurd kunnen worden.

Techniek data koppeling

Voor het transport van data wordt in eerste instantie voor een JSON formaat gekozen. De data kan via een endpoint op de server van The Freight Hero aangeboden worden. Authenticatie kan wat mij betreft via een API-key in de header, voor het transport zal een SSL verbinding gebruikt worden. Voor aanvragen richting inklaarder zal een endpoint ingericht moeten worden.
De data-objecten kunnen wellicht het beste door inklaarder gedefinieerd worden, aangezien daar de juiste terminologie bekend is. Aan deze kant zal toch een maatwerk-koppeling gemaakt kunnen worden, en het is makkelijker die aan te passen aan jullie bestaande data-structuur, dan dat het aan beide kanten genormaliseerd moet worden.
De retour-data zal uit een pdf-string en een bijbehorend data-object voor alle documenten moeten bestaan, vergezeld met de nodige referenties/ids om te kunnen koppelen.

Plan van aanpak

Data-objecten in kaart brengen voor aanvraag inklaring

• onze referentie (verzending-id)
• onze id bij inklaarder (klantnummer/debiteurnummer)
• import/export
• bedrijfsgegevens klant
  • NAW
  • BTW nummer
  • Eori nummer
  • KvK nummer
  • BTW verlegging ja/nee
• gegevens verzending
  • kosten oceanfreight
  • kosten doortransport
  • HS-codes en factuurwaarde per HS-code
• bijlagen
  • Commercial invoice (bij voorbereiding)
  • Packing list (bij voorbereiding)
  • Conform Melding/Release (bij aanvraag)

Data-objecten in kaart brengen voor terugkoppeling (Pro forma) TTW/UTB

• onze referentie (verzending-id)
• onze id bij inklaarder (klantnummer/debiteurnummer)
• data TTW
  • pdf string
  • data object
• data UTB
  • pdf string
  • data object

Data-objecten in kaart brengen voor terugkoppeling factuur inklaarder

• onze referentie (verzending-id)
• onze id bij inklaarder (klantnummer/debiteurnummer)
• data Factuur
  • pdf string
  • data object

Endpoints inrichten The Freight Hero / inklaarder
Afspraken maken welke endpoints gebruikt worden en wat voor autorisatie daarvoor nodig is.

Testen/ schaduw draaien
Als data objecten en endpoints gedefinieerd zijn, kunnen de eerste aanvragen via de API koppeling getest worden, en eventueel aangevuld/gefinetuned worden.